Etappenplan – Ziele in Etappen herunterbrechen
Sie haben nun festgelegt, mit welcher Strategie Sie Ihr Ziel erreichen wollen. Jetzt stellt sich die Frage, wie Sie die Strategie umsetzen. In der Regel sind Ziele zu komplex als das man sie mit einer einzelnen Aktivität erreichen kann. Daher empfiehlt es sich, die Komplexität zu reduzieren. Dies gelingt mit einem Etappenplan.
Beim Etappenplan schreiben Sie auf, welches Ziel am Ende erreicht sein soll, also das Endergebnis des Prozesses. Formulieren Sie das Ziel möglichst so, als hätten Sie es bereits erreicht.
Definition: Etappenplan
Im Etappenplan wird das angestrebte Endergebnis eines Vorhabens unter Berücksichtigung von zeitlichen Abhängigkeiten in Teilergebnisse und Arbeitspakete heruntergebrochen.
Beispiel für einen Etappenplan
Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Etappenpläne. Einmal für das Ziel 12 Kilogramm in einem Jahr abzunehmen. Und einmal für die Renovierung einer Wohnung.
Etappenplan Beispiel
Vorgehen zur Erstellung eines Etappenplans:
Gehen Sie bei der Erstellung eines Etappenplans Schritt für Schritt wie folgt vor:
- Legen Sie das Ziel fest, das Sie am Ende des Prozesses erreicht haben wollen. Formulieren Sie es so als hätten Sie das Ziel bereits erreicht. Beispiele: 12 KG abgenommen oder Wohnung ist renoviert.
- Definieren Sie den Zeitpunkt bis zu dem Ziel erreicht sein soll (in den Beispielen der 31.12.2024 oder der 30.4.2024).
- Brechen Sie Ihren Zeitplan jetzt auf vier weitere Meilensteine herunter: Den Zeitpunkt zu dem die Hälfte der Zeit verstrichen ist. Den Zeitpunkt zu dem ein Viertel der Zeit verstrichen ist, den Zeitpunkt zu dem ein Achtel der Zeit verstrichen ist und den Zeitpunkt zu dem die Umsetzung beginnt.
- Wir streben nun an, dass nach der Hälfte der Zeit bereits zwei Drittel des Ergebnisses erreicht sind. Nach einem Viertel der Zeit sollen ein Drittel des Ergebnisses erreicht sein. Und so weiter. Warum? Darin steckt die Überlegung, dass es häufig zu Verzögerungen kommen kann. Mit dieser Methode schaffen Sie Puffer. Vor allem können Sie frühzeitig (z.B. nach einem Achtel der Zeit) bereits erkennen, ob Ihre Zielerreichung aus dem Ruder läuft oder nicht. Entsprechend können Sie vorzeitig Korrekturen durchführen.
Nutzen eines Etappenplans
Der Nutzen eines Etappenplans liegt darin, dass die Komplexität eines Ziels reduziert wird indem das Ziel in verdaulichere Häppchen unterteilt wird. Dadurch, dass vom angestrebten Ergebnis her gedacht wird, ist ausgeschlossen, dass wesentliche Schritte vergessen werden bzw. dass diese bei den Zwischenschritten bereits auffallen. Durch die Methode "ein Drittel des angestrebten Ziels nach einem Viertel der geplanten Zeit" sorgt der Etappenplan für eine sinnvolle Pufferbildung.
Nächster Schritt:
Nachdem Sie Ihr Ziel nun in Etappenziele heruntergebrochen haben, kommen wir nun zur konkreten Aktionsplanung.
